Details und Funktionen

Angebote

Mit der Angebotsverwaltung erstellen Sie Angebote und können diese beliebig kopieren, bearbeiten und verändern. Die Angebote können als PDF auf eine Art Briefpapier (vordefiniertes Layout) ausgegeben werden. Angebote können ebenfalls direkt per EMail versendet werden. Die Angebotsverwaltung umfasst auch einen Status, ob ein Angebot angenommen wurde oder nicht. Aus einem Angebot kann wenn dieses angenommen wurde, direkt ein Auftrag generiert werden. Es kann ebenfalls, wenn die Leistungen des Angebots erbracht sind, direkt eine Rechnung generiert werden.

Der Adressat eines Angebotes kann bequem aus der Kundendatenbank entnommen werden. In diesem Fall wird die Kundennummer des Kunden in Ihrem Unternehmen auf dem Angebot ausgewiesen.

Sie sparen in vielen Fällen die Kosten eines Ausdrucks, da Sie die erstellen Angebote im PDF Format per EMail direkt an den Interessenten schicken können.

Aufträge

Mit der Auftragsverwaltung erstellen Sie Aufträge und können diese beliebig kopieren, bearbeiten und verändern. Die Aufträge können als PDF auf eine Art Briefpapier (vordefiniertes Layout) ausgegeben werden. Aufträge können ebenfalls wie bei den Angeboten direkt per EMail versendet werden. Die Auftragsverwaltung umfasst auch einen Status, ob ein Auftrag bestätigt (per Unterschrift) wurde oder nicht. Aus einem Auftrag kann wenn die enthaltenen Leistungen erbracht sind, direkt eine Rechnung generiert werden. Es kann ebenfalls ein Lieferschein aus einem Auftrag generiert werden, sowie eine Auftragsbestätigung erstellt werden.

Der Adressat eines Auftrages kann bequem aus der Kundendatenbank entnommen werden. In diesem Fall wird die Kundennummer des Kunden in Ihrem Unternehmen auf dem Auftrag ausgewiesen. Sie können ebenfalls eine Angebotsnummer dem Auftrag zuweisen, damit Ihr Kunde auf das zugehörige Angebot hingewiesen wird. Sofern Sie den Auftrag aus einem Angebot generieren (siehe Angebote), wird automatisch die zugehörige Angebotsnummer im Auftrag hinterlegt.

Sie sparen in vielen Fällen die Kosten eines Ausdrucks, da Sie die erstellen Aufträge und Auftragsbestätigungen im PDF Format per EMail direkt an den Interessenten schicken können.

Lieferscheine

Mit der Lieferscheinverwaltung erstellen Sie Lieferscheine und können diese beliebig kopieren, bearbeiten und verändern. Die Lieferscheine können genauso wie die anderen Dokumente als PDF auf eine Art Briefpapier (vordefiniertes Layout) ausgegeben werden. Lieferscheine können direkt aus Aufträgen oder Rechnungen generiert werden.

Der Adressat eines Lieferscheins kann bequem aus der Kundendatenbank entnommen werden. In diesem Fall wird die Kundennummer des Kunden in Ihrem Unternehmen auf dem Lieferschein ausgewiesen.

Rechnungen

Mit der Rechnungsverwaltung erstellen Sie Rechnungen und können diese beliebig kopieren, bearbeiten und verändern. Die Rechnungen können genauso wie die Angebote und Aufträge als PDF auf eine Art Briefpapier (vordefiniertes Layout) ausgegeben werden. Die Rechnungsverwaltung zeigt ebenfalls an, welche Rechnungen noch offen sind und auch bei teilbezahlten Rechnungen den noch offenen Betrag einer Rechnung. Eine Zahlungszielüberschreitung wird deutlich gekennzeichnet und es kann auf Klick eine Zahlungserinnerung in Form eines PDFs generiert werden. Zu einer Rechnung kann ein Lieferschein erstellt werden.

Der Adressat einer Rechnung kann bequem aus der Kundendatenbank entnommen werden. In diesem Fall wird die Kundennummer des Kunden in Ihrem Unternehmen auf der Rechnung ausgewiesen.

Eine Rechnung kann direkt aus einem Auftrag oder weiteren Dokumenten generiert werden. In diesem Fall wird die zugehörige Angebotsnummer, Auftragsnummer oder andere Dokumentennummer auf der Rechnung ausgewiesen, um dem Kunden die Zugehörigkeit der Rechnung anzuzeigen.

Kassenbuch

Das Kassenbuch bietet Ihnen die Möglichkeit eine definierte Menge an Barkassen zu verwalten. Alle Belege werden mit fortlaufender Belegnummer versehen. Eine DATEV-Exportfunktion (ASCII Format) bietet Ihnen die Möglichkeit, das Kassenbuch monatlich an Ihren Steuerberater zu senden.

Der Monatabschluss stellt sicher, dass Daten von Monaten, welche Sie abgeschlossen haben, nicht mehr veränderbar sind. Daten von abgeschlossenen Monaten können Sie also direkt an Ihr Steuerbüro übergeben. Der Datenstand der Small Business Suite ist auf diese Weise immer auf dem gleichen Stand wie der Ihres Steuerbüros.
Bei vergessenen oder fehlerhaften Erfassungen kann ein abgeschlossener Monat wieder geöffnet werden, um die Daten zu korrigieren. Es muss jedoch ein Grund für das Öffnen eines abgehschlossenen Monats angegeben werden, welcher auch von Ihrem Steuerbüro eingesehen werden kann, damit dieses die Daten neu synchronisieren kann.

Zahlungsmanagement

Mit der Zahlungsverwaltung überwachen Sie Ihren Zahlungsfluss. Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge werden erfasst und Rechnungen (Eigene Rechnungen und Lieferantenrechnungen) automatisch auf Status „Bezahlt“ gesetzt, wenn der gesamte Rechnungsbetrag gezahlt wurde.
Es können ebenfalls beleglose Zahlungen erfasst werden. Umbuchungen, wie beispielsweise der Übertrag von Geld vom Firmenkonto in eine Barkasse ist ebenfalls möglich.

Diverse Auswertungen unterstützen die Verwaltung der Zahlungen. Ein Eingangs- und Ausgangsbuch inkl. CSV Export ermöglicht die Weiterverarbeitung der Daten in anderen Anwendungen (wie beispielsweise Anwendungen Ihres Steuerberaters).

Zeiterfassung

Das Zeiterfassungtool ermöglicht es, daß Benutzer/Mitarbeiter Stunden und Materialien auf Projekte buchen, welchen diese als Projektmitarbeiter zugewiesen sind.
Jeder Mitarbeiter kann monatsweise seinen Stundenzettel als PDF ausdrucken und diesen unterschrieben an die Verwaltung geben (der Mitarbeiter muss also per Unterschrift bestätigen, dass die angegebenen Stunden korrekt sind). Ein Verwalter hat nun die Möglichkeit, die gebuchten Stunden der Mitarbeiter zu genehmigen.
Genehmigte Stundenbuchungen können vom Mitarbeiter nicht mehr bearbeitet/geändert werden.

In der Projektverwaltung werden die gebuchten Mitarbeiterstunden als Kosten mit dem einem Mitarbeiter zugewiesenen kalkulatorischen Stundensatz eingerechnet und angezeigt.

Es können ebenfalls Pausenzeiten, Urlaubszeiten und Krankheitszeiten erfasst werden. Diese werden in den Ansichten farblich anders dargestellt. Die Berechnung der SOLL Arbeitszeit erfolgt mittels Angabe einer Kernarbeitszeit und einer Feiertagsregion.

Eine pro Mitarbeiter konfigurierbare Gleitzeitkontenverwaltung ermöglicht die Übersicht und Verwaltung von Gleitzeit. Die Gleitzeitberechnung erfolgt auf Grundlage von Kernarbeitszeiten und gebuchten Arbeitszeiten. Der Kontosaldo wird automatisch geführt. Eine Jahresübernahmefunktion ermöglicht die Übernahme von Gleitzeit in Folgejahre.

Projektmanagement

Das Projektmanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, Projekte anzulegen und in einem in einer Baumstruktur abgebildeten Archiv Dokumente abzulegen. Es können Personen und Personengruppen angelegt werden und auf bestimmte Zweige (Ordner) des Projektbaumes Rechte erteilt werden.
Für jede Person (Projektmitarbeiter) kann definiert werden, bei welchen Dateiaktionen die Person per EMail informiert werden soll, wie beispielsweise „Neues Dokument eingestellt“; „Dokument aktualisiert“ oder „Dokument entfernt“.
Es können ebenfalls manuell Dokumente per EMail an Projektmitarbeiter versendet werden. Rechnungen können Projekten zugewiesen werden und es können kalkulatorische Stundensätze der an Projekten beteiligten Mitarbeiter definiert werden. Das System erstellt eine laufend aktuelle Projektkalkulation inkl. aller Kosten und Erlöse.

Die Schnittstelle zur Zeiterfassung ermöglich die Ausgabe von Stunden, welche Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum an einem Projekt gearbeitet haben.

Inventarverzeichnis

Mit der Inventarverwaltung speichern Sie alle wichtige Inventardaten wie bspw. Inventarnummer, Anschaffungsdatum, Kosten, Abschreibungsmethode und können defekte Inventargegenstände markieren und auf diesem Wege einen Überblick über das genutzte Inventar Ihres Unternehmens behalten.

Die zugeordnete Inventarnummer kann auf dem jeweiligen Inventar hinterlegt werden (bspw. durch einen Inventaraufkleber). Dies ermöglicht die schnelle Zuweisung eines Inventargegenstandes zu einem Datensatz aus Ihrer Inventardatenbank, beispielsweise für Garantieansprüche, Änderung von Abschreibungsmethoden oder bei Aktionen bezüglich defektem Inventar.

Auswertungen

Die Small Business Suite bietet Ihnen viele Auswertungsmöglichkeiten und Statistiken wie beispielsweise Umsätze, Erlöse, Kostenstellenauswertung, Jahreshochrechnung und vieles mehr. Sie behalten in Echtzeit den Überblick über die Lage Ihres Unternehmens!

Eine Forecast Funktion unterstützt Sie bei der Zukunftsplanung. Sie können einmalige sowie regelmäßige Kosten und Erlöse im System hinterlegen und diese monatlich oder jährlich auswerten. Das System erstellt Ihnen aus diesen Daten Ihr Forecast. Die Kosten und Erlöse können selbstverständlich kostenstellenbasiert hinterlegt werden, so daß der erstellte Forecast ebenfalls kostenstellenzugeordnete Daten enthält.

PDF Generierung

Alle im System erstellten Dokumente wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, etc. werden auf ein definiertes individuelles Briefpapier Ihres Unternehmens gebracht. Das erstellte PDF kann komplett auf einen Farblaserdrucker ausgegeben werden. Das Briefpapier unterstützt zuden eine abweichende erste Seite, um den Briefkopf Ihres Unternehmens einzubauen.

Da Ihr kompletter Briefkopf in das Dokument eingebaut wird, sparen Sie sich den Kauf von Briefpapier bei Druckereien. Außerdem können Sie Angebote, Aufträge und andere Dokumente per EMail verschicken und sparen in diesem Fall die Kosten eines Ausdrucks.